本人长期担任公司法律顾问，在工作中发现一些公司在合同起草、合同审核、合同归档管理和合同纠纷处理等环节上存在一些不完善的地方，今天就聊一聊这方面的事。

一、关于合同的起草

有些公司的业务人员对起草合同很不重视，表现在：不愿意起草、修改合同；套用现成的合同；对合同履约过程中的风险估计不足或因顾及面子未在合同中约定违约条款等情况。

合同是双方当事人履约的基础，好的合同条款可以有效降低合同履约风险。无论是哪一方起草合同或提供合同文本，双方都应从签订合同的目的出发，按照合同履行的流程，对合同条款逐条进行协商、修改，明确双方的权利义务，对合同履行中可能发生的一些特殊情况做出约定，并通过制定相应的违约条款以避免问题的发生，达到降低合同履约风险的目的。作为合同当事一方，应重视合同起草工作，提高风险意识。

合同的起草、修改过程实际上是对合同的履行过程进行书面推演，会涉及到合同履行的方方面面，业务人员通过起草合同或修改合同能够及时发现合同履行中可能出现的问题并在合同条款的设计上加以防范或补救，同时，经手业务人员一般也是合同履行的执行者，通过起草、修改合同熟悉合同条款，也有利于业务人员解决合同实际履行过程中出现的问题。

建议：公司应制定相应的制度，要求业务人员亲自起草、修改合同或选定合适的合同文本，提高合同签约的风险意识。

此外，对公司业务中经常使用到的合同，应制定公司自己的范本合同，在签约中尽可能使用范本合同。

制定和使用范本合同的好处：

1、通过制定范本合同可以对公司主要业务流程进行梳理，规范合同条款，避免合同风险。范本合同中的条款在制定过程中，应对条款充分酝酿，对合同双方的权利义务做出详细约定，对合同履行中可能出现的风险做出充分的评估，对合同履约中可能发生的风险设立补救条款或规定相应的违约责任，降低合同履约风险。范本合同应经业务部门和法务部门审核后再使用。

2、使用范本合同可有效避免因审核疏忽或法律知识欠缺而陷入对方的合同陷阱，有效降低公司经营风险。

二、关于合同的审核

很多公司设有法务部门负责审核合同，一般情况是业务部门主管审核后将拟签约的合同报法务部门（或外聘律师）审核，由公司法务部门人员（或外聘律师）对合同内容的合法性条款提出审核意见。

在工作中我发现存在以下问题：

1、提交审核的材料中缺乏签约背景的介绍 ，因审核人员对合同签订的背景、目的均不了解，导致审核人员只能根据个人经验进行文字上的审查，无法保证审核质量。建议：在报审合同时增加合同签约背景资料的介绍；

2、许多合同都是在要签约时才报审，审核时限短，一些本该核实的合同条款因时间紧迫而无法仔细核实、修改，致使审核流于形式。建议：对审核时限进行严格规定，保证审核时间；特殊情况可特殊处理，做到即规范又灵活；

3、对报审的合同没有进行分类管理，审核人员对所有合同一视同仁，导致对重要合同未给予足够的重视，影响了审核的质量。建议：对合同进行分类审核，简单的、标的额较小的合同、经常发生的业务且使用公司范本合同的，采用部门经理审核报公司法务备案的方式，减少法务合同的审核数量（备案制）；对使用对方合同文本、或标的额达到一定金额的合同由法务部负责审核，提高合同审核质量（内审制）；对复杂合同、新业务合同、标的额较大的合同交由外聘律师审核（外审制），以保证这类合同的审核质量。通过以上分类管理，可以有效的解决合同审核质量和效率问题。

4、审核人员配备不足，经验和法律知识不够，导致合同审核质量无法保证。建议：根据业务量配足法务人员，加强业务培训，提高人员的业务素质。

三、关于合同的归档管理

很多公司都有合同管理制度，但也普遍存在以下问题：

1、未对合同统一管理，合同档案由各业务部门单独管理；

2、归档合同资料不完整，有些必要资料未归档；

3、合同借用手续不健全，经常发生合同丢失的情况。

建议：公司设专人对业务合同进行统一管理，所有合同原件由公司保存，业务部门只留存复印件；对合同履约期间签订的补充协议、履约凭证、电子档案等均应归档；合同原件原则上不外借，建立借阅手续；确保及时归还。

四、关于合同履行中的纠纷处理

合同履行中出现争议是正常的，大多数的争议可以通过协商的方式得以解决，但也有少量纠纷因双方达不成一致而陷入僵局。是妥协让步继续协商还是诉之公堂？建议：在这种情况下，应征求公司法务部门（或外聘律师）的意见，首先应对诉讼（或仲裁）风险进行评估，而不是贸然选择诉讼（或仲裁）。其次，还应征求具体业务部门的意见，了解他们对诉讼（或仲裁）的意见。综合各方意见后，再确定最终的解决方式。

以上就是本人关于公司合同管理方面的一点心得，供大家参考。