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股东如何自行召集股东会

时间:2024年12月16日

股东之间发生矛盾,争夺公司控制权,通常需要通过股东会改选董事、监事人员,变更证章照的保管人,从而实现对公司的控制。然而,控制公司董事会、监事会的股东,可能会拒绝召集、主持股东会。那么,其他股东如何通过自行召集召开股东会进行救济。笔者结合帮助客户成功召集召开股东会的案例并依据新修订的公司法,与大家分享股东如何自行召集召开股东会,以确保股东会决议不被撤销。

一、案例分享

1、甲公司有两个股东,张某和李某。其中张某为公司小股东,李某为公司大股东。公司主要由张某负责经营,张某担任公司执行董事及法定代表人,并保管着公司的营业执照和公章。张某与李某发生矛盾后,李某欲变更为公司法定代表人并要回公司营业执照和公章,从而实现控制公司的目的。

2、我们接受李某委托后,明确李某欲控制公司,首先需要召开股东会,通过股东会作出决议,更换执行董事及法定代表人等。然而,李某作为股东想要召开股东会,需要履行提请执行董事及监事召集股东会的前置程序。我们代理李某向执行董事和监事发送了提议召集和主持临时股东会的书面函件,在执行董事和监事未予回复后,帮助李某在本所召开了股东会,并作出股东会决议更换了法定代表人等。

3、股东会决议作出后,张某以其未收到召开股东会的通知等为由,向法院起诉要求撤销股东会决议。由于我们严格按照公司章程及法律规定履行了前置程序及股东会召集召开程序,法院最终驳回了张某的诉讼请求。

二、公司法对股东自行召集和主持股东会的规定

1、哪些股东有权自行召集和主持股东会

法律虽然赋予了股东自行召集股东会的权利,但并非所有股东均有权自行召集股东会。根据新《公司法》第六十三条和第一百一十四条的规定,有限公司代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持股东会;股份公司连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持股东会。

2、股东如何履行自行召集股东会的前置程序

新《公司法》第六十三条和第一百一十四条分别规定了有限公司和股份公司召集、主持股东会的顺位:(1)股东会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由过半数的董事共同推举一名董事主持;(2)董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的,由监事会召集和主持;(3)监事会不召集和主持的,股东可以自行召集和主持。

由此可见,股东自行召集股东会前,需要先向董事会请求召集股东会;若董事会不召集股东会,股东还需向监事会请求召集股东会。在监事会也不召集和主持股东会的情况下,股东才可以自行召集和主持股东会。

3、新《公司法》修改对股东自行召集股东会的影响

(1)新《公司法》删除了执行董事和监事召集、主持股东会的表述。

由于新《公司法》不再将一人董事表述为执行董事,并且其他条款已经规定了规模较小或者股东人数较少的公司可以设一名董事,行使董事会的职权,设一名监事,行使监事会的职权,故删除了执行董事、监事召集、主持股东会的表述。对于只设一名董事和监事的公司,股东自行召集股东会前,仍应向一人董事和监事提议召集、主持股东会。

(2)新《公司法》规定公司可以在董事会中设置由董事组成的审计委员会,行使监事会的职权,不设监事会或者监事。

对于未设置监事会或监事的公司,股东自行召集股东会时是否需要向审计委员会请求召集会议,法律未明确规定。由于审计委员会只是董事会的下设机构,不是独立的公司机关,股东应该无需向审计委员会提请召集股东会会议,具体有待在后续实践中明确。

(3)新《公司法》增加了股份公司董事会、监事会收到股东提议后的限期回复时间。

新《公司法》第一百一十四条第三款规定,单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会会议的,董事会、监事会应当在收到请求之日起十日内作出是否召开临时股东会会议的决定,并书面答复股东。该规定有利于解决实务操作中董事会、监事会恶意不回复股东提议的问题。

三、实践中股东自行召集股东会应注意的问题

股东履行前置程序时,董事会、监事会通常不回复或故意拖延。在股东自行召集股东会作出决议后,其他股东又以董事会、监事会未收到股东请求,或虽然收到但并未拒绝召集等理由要求撤销决议。对此,股东在自行召集股东会过程中应注意:

1.股东向董事会、监事会提议召集股东会时,应当向其发送书面函件,列明会议议题、请求召集、召开股东会的时间,并说明若董事会/监事会逾期未召集或召开股东会,则视为其不履行召集和主持股东会的义务。

2.股东提议要求召集和召开股东会的时间,应该是合理且符合公司章程和法律规定的时间。如召集的时间可按照《公司法》第一百一十四条的规定,要求在董事会/监事会收到函件后十日内召集;召开的时间需要预留出章程和法律规定的时间,通常规定为十五日。

3.股东向董事会、监事会送达函件及通知时,应当穷尽全部送达方式,确保送达没有瑕疵。实践中,一些中小微公司股东较少,管理不够规范,自行召集股东会的股东甚至没有董事会、监事会的联系方式,或者邮寄送达后被故意拒收。在此情况下,股东应当通过可以联系的全部方式向董事会、监事会送达,如发送微信、短信、邮件、快递等,甚至通过登报公告方式送达。

股东应严格按照公司章程和法律规定召开股东会,特别是有股东未参会的情况下,应进行会议记录,甚至全程录像,以免在后续发生纠纷时被质疑程序瑕疵。